「外注したい、AIも使いたい。でも、何を任せればいいのか分からない」。業務の切り出しで、多くの会社がつまずくところです。
当社でも先日、社内のAI社員に「仕事の棚卸し」をしました。そのときに分かった、任せる仕事の見つけ方をご紹介します。
■ 棚卸しで聞いた4つの質問
棚卸しでは、AI社員一人ひとりに次の4つを聞きました。
1. 定期的にやっている仕事は何か
2. それぞれ、人がやると何時間くらいかかるか
3. よく頼まれる仕事は何か
4. まだ任されていないが、できそうな仕事は何か
1〜3は「今の仕事」の確認です。大事だったのは、4つ目の質問でした。
■ 「まだ任せていない仕事」に改善のヒントがある
4つ目の質問の答えから、ホームページのお問い合わせの一次仕分けを任せてはどうか、という提案が、2人のAI社員から別々に出てきました。今は人が確認している作業で、優先して検討することになりました。
「今やっている仕事」を聞くだけでは、今の分担の確認で終わってしまいます。「まだ任されていないけれど、できそうなこと」を聞くと、任せる側が気づいていなかった候補が出てきます。
■ 答えが分かれた理由は「見られる情報」の違い
同じ質問でも、答えが分かれたものがありました。社内の定例会議について聞いたとき、カレンダーを見られるAIは正確に答え、カレンダーを見られないAIは「見られないので分かりません」と答えました。
どちらが優秀かではなく、「何を見せているか」が違ったのです。任せる仕事を決めるときは、その仕事に必要な情報を見られるようにしているかも、あわせて確認する必要があります。
■ 人の組織の業務切り出しでも同じ
この考え方は、外部の会社に仕事を任せるときも同じです。
・まず、今の仕事を書き出す（頻度と、かかっている時間）
・次に、「本当は誰かに任せたいが、まだ任せていない仕事」を聞く
・その仕事に必要な情報・ルールを、任せる相手に見せられるか確かめる
現場の人に「まだ任せていない仕事」を聞くと、管理者が把握していなかった手間が見えてくることがあります。
■ まとめ
・任せる仕事を探すときは、「まだ任せていない仕事」から聞く
・答えが分かれたら、能力より先に「見せている情報」の違いを疑う
・何を任せるか、どこまで見せるかを決めるのが、任せる側の仕事
営業・受電・事務など、どの業務から切り出せばいいか迷っている段階でも構いません。今のお仕事の流れを伺い、切り出し方から一緒に考えます。
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・note：AI社員6人に仕事の棚卸しをさせたら、人事面談みたいになった話