「担当者が変わったら質が落ちた」を防ぎたい
営業支援を外部に委託する際、多くの企業様が気にされるのが「担当者が変わっても品質が保てるか」という点です。実際、委託先の担当者が退職・異動した途端に対応の質が落ちてしまう、というケースは珍しくありません。
ディレクターを2名以上アサインする理由
私たちは、案件のディレクションを必ず2名以上の体制で担当するようにしています。1名だけに任せてしまうと、その人が休んだ時、あるいは離れた時に、引き継ぎがうまくいかず品質が落ちてしまうリスクがあるためです。2名以上で見ることで、急な変化があっても対応が止まりません。
情報を「個人の頭の中」に残さない
属人化を防ぐには、体制だけでなく情報の残し方も重要です。私たちは全通話を録音し、対応内容を後から確認できるようにしています。担当者個人の記憶やノウハウに頼らず、チームとして情報を共有できる状態を作ることを意識しています。
週1回の定例会で継続的に改善する
体制を整えるだけでなく、それを継続的に見直す場も必要です。週1回の定例会で、うまくいっていること・改善が必要なことを共有し、PDCAを回しています。属人化しない体制は、一度作って終わりではなく、継続的な運用の中で維持されるものです。
委託先を選ぶときの確認ポイント
営業支援の委託先を検討される際は、「今の担当者が良いかどうか」だけでなく、「担当者が変わっても品質が保たれる体制になっているか」を確認してみてください。属人化しない体制は、長期的にお付き合いいただくうえで欠かせない要素です。
体制についてのご質問やご相談は、お気軽にお問い合わせください。