「昨日の発表会で、先方は何を話していた? 私たちがお役に立てることを整理して、企画書を一緒につくろう」
先日、代表の池嶋がAI社員にこう伝えました。すると、発表会の要約と、当社にできそうなことをまとめた案が返ってきました。そこに池嶋がアイデアを足すと、今度は提案書の骨組みができあがりました。
ここまでにかかった時間は、ほんのわずかです。今回は、会議の記録をAIとつないだことで、仕事の進め方がどう変わったかをご紹介します。
■ 会議の記録を、AIと共有できるようにした
当社では、オンラインの会議や商談でZoomの録音・文字起こし・要約を残しています。対面の打ち合わせでも、スマホのアプリで記録を取っています。
これまでは、記録は「あとで探して読み返すもの」でした。いまは、その記録をAI社員が参照できるようにしています。対象は、記録してよいと判断した会議だけです。取り込まない会議も決めています。
■ 「何を話した?」が、次の仕事につながる
記録をAIとつなぐと、たとえば次のような頼み方ができます。
・思い出す:「先月の打ち合わせで、何を決めた?」
・準備する:「明日お会いする前に、これまでの打ち合わせのポイントを3行でまとめて」
・次の行動を整理する:「先週の会議で決まった、次のステップを出して」
・資料にする:「発表会の内容を、提案書の『方針の理解』のページにまとめて」
・振り返る:「この半年で、定例会議の議題はどう変わった?」
会議で決まったことを拾い出してくれるだけで、確認や整理がぐっと進めやすくなります。ただし、本当に終わっているかどうかは、実際の進み具合と照らし合わせて人が確認します。
■ いちばん変わったのは「背景の説明」がいらなくなったこと
誰かと企画を考えるとき、これまではまず「昨日こういう話があって、先方はこう考えていて……」と、背景を説明するところから始めていました。
打ち合わせが記録されていれば、その内容をすぐにAIと共有して、いきなり「どうするか」から話し始められます。同じ記録を土台に話せることで、意思疎通がこんなに簡単になるのかと驚きました。
もちろん、先方の意図を正しく受け取れているか、提案が本当にお役に立つかを判断するのは人です。AIは考える材料をそろえ、人が決める。この分担は変わりません。
■ 記録を残すときに、気をつけていること
便利な一方で、記録には相手の方のお話も含まれます。当社では次のことを決めています。
・録音する前に、相手の方の了承をいただく
・個人情報や、社外に出せない内容が多い会議は、AIに取り込まない
・AIがまとめた内容を、そのまま社外に出さない(必ず人が確認する)
■ 記録する習慣が、「一緒に考える」土台になる
会議のあとに「今日の会議から、次のアクションを出して」と伝える。商談の前に「これまでの話をまとめて」と頼む。そして、相手の方針をふまえて、次の提案を一緒に考える。
記録を残す習慣があれば、AIは「一緒に考える相手」になります。営業やカスタマーサポートの現場でも、お客さまとのやり取りの記録をどう活かすかで、対応の速さと質は大きく変わります。
当社では、営業支援やカスタマーサポートの体制づくりで、こうした「記録の活かし方」もあわせてご提案しています。気になる方は、お気軽にご相談ください。
(この記事は、代表・池嶋のnote「AI社員とZoomの記録をつないだら、『一緒に考える』が一気に速くなった」をもとに、内容を整理したものです)
https://note.com/rich_pipit6321/n/n588cf2c120da